Migration de pratique
Importez votre pratique — vos anciens fichiers deviennent des dossiers, formulaires déjà remplis
Déposez un dossier d'anciens fichiers clients. Lexova lit chaque fichier : les formulaires IRCC remplis qu'il connaît deviennent des formulaires avec leurs réponses, tout le reste demeure un document. Un tableau de révision regroupe les fichiers en futurs dossiers, chaque nom et chaque type de dossier modifiable — et rien n'est créé tant que vous n'avez pas confirmé.
Ajoutés au dossier sans classement, prêts pour le tri par Lexova IA.
Voir l'écran completRéduire
Voyez-le en action
Des années de fichiers clients. Dossier par dossier.
Transcription
Importez votre pratique. Déposez un dossier d'anciens fichiers clients. Les formulaires IRCC remplis deviennent des formulaires avec leurs réponses; le reste demeure un document. Révisez les futurs dossiers : corrigez un nom, désignez un conjoint. Rien n'est créé avant votre confirmation. Chaque dossier s'ouvre prérempli, à réviser.
La vidéo ne démarre que lorsque vous appuyez sur lecture ; rien n'est téléchargé avant.
Une pratique a une histoire : des années de fichiers clients sur un ordinateur ou un lecteur partagé, un dossier de fichiers par client, chacun avec ses formulaires IRCC remplis, ses passeports, ses lettres et ses relevés. Changer de plateforme veut souvent dire laisser cette histoire derrière soi — ou la retaper, un dossier à la fois, chaque fois qu'un client revient. « Importez votre pratique » — Migration dans le menu du tableau de bord — lit les fichiers que vous avez déjà : des PDF et des images, peu importe le logiciel qui les a produits. L'outil propose, sur un tableau de révision, les dossiers auxquels ils appartiennent ; vous corrigez un nom, un rôle ou un type de dossier, décochez ce que vous ne voulez pas, puis cliquez sur Créer. Chaque dossier est créé comme un dossier géré par le cabinet — aucun courriel n'est envoyé au client — avec ses formulaires assignés et préremplis et ses documents joints, prêts pour le tri par Lexova IA. Votre équipe vérifie ensuite chaque réponse avant tout dépôt.
Comment ça fonctionne
Déposez un dossier de fichiers, des fichiers isolés ou un ZIP
Jusqu'à 300 fichiers par session, 4 Mo par fichier pour la lecture. Lexova les lit un à un : un formulaire IRCC rempli qu'il connaît est converti en formulaire avec ses réponses — le PDF d'origine du formulaire est lu, pas conservé — et tout le reste demeure un document de son dossier.
Vérifiez le tableau de révision
Les fichiers sont regroupés en futurs dossiers : un par dossier de fichiers de premier niveau, sinon un par personne nommée sur les formulaires. Chaque nom, chaque rôle, chaque type de dossier peut être modifié, et chaque dossier peut être écarté — et à ce stade, rien n'existe encore dans Lexova.
Cliquez sur Créer
Chaque dossier que vous avez gardé est créé en mode géré par le cabinet, avec ses formulaires assignés et préremplis à partir des réponses qui ont passé les règles de chaque formulaire. Ses documents y sont ensuite téléversés sans classement, prêts pour le tri par Lexova IA. La limite de dossiers actifs de votre forfait s'applique.
Pourquoi c'est important
Votre historique vous suit
Le renouvellement d'un client qui revient part des formulaires déposés la dernière fois, déjà au dossier — pas d'un formulaire vide et d'un dossier de fichiers à fouiller.
Rien n'est créé avant votre confirmation
Le tableau est une proposition. Renommez un dossier, changez le rôle d'une personne, choisissez le type de dossier, écartez un dossier — seul ce que vous avez gardé est créé lorsque vous cliquez sur Créer.
Aucun courriel aux anciens clients
Les dossiers migrés sont gérés par le cabinet : aucune invitation n'est envoyée et le client n'a jamais à se connecter. Quand la relation reprend, vous pouvez inviter le client au dossier.
Vérifié à l'entrée
Chaque réponse est soumise aux règles de son formulaire — une réponse de liste parmi les options du formulaire, un pays parmi les noms d'IRCC, une date qui est une vraie date — et ce qui ne convient pas est écarté, jamais « corrigé ». Votre équipe vérifie tout de même chaque réponse avant tout dépôt.
Créés comme des dossiers gérés par le cabinet
Un dossier migré est créé comme peut l'être n'importe quel dossier lorsque vous répondez « Notre cabinet remplit tout » à « Qui remplira ce dossier ? » : aucun courriel, aucune invitation, et le client ne se connecte jamais. Sa tuile dans votre tableau de bord indique « Rempli par le cabinet ». Le jour où ce client revient, vous pouvez l'inviter au dossier depuis le tableau de bord, et il y trouve ses formulaires déjà remplis.
Foire aux questions
Que puis-je déposer ?+
Un dossier de fichiers, des fichiers isolés ou un ZIP de PDF et d'images — des formulaires IRCC remplis et les documents conservés avec eux, peu importe le logiciel qui les a produits. Jusqu'à 300 fichiers par session. Un fichier est lu s'il fait 4 Mo ou moins ; un fichier plus lourd (jusqu'à 24 Mo) n'est pas lu, mais il est tout de même ajouté à son dossier comme document, et le tableau l'indique. Au-delà de 24 Mo, le fichier est laissé de côté.
Comment les fichiers sont-ils regroupés en dossiers ?+
Lorsque les fichiers arrivent rangés par client, chaque dossier de fichiers de premier niveau devient un futur dossier Lexova, avec les personnes nommées sur ses formulaires. Les fichiers isolés sont regroupés par personne, d'après le nom, la date de naissance et l'identificateur unique de client (IUC) que les formulaires indiquent eux-mêmes. Chaque regroupement est une proposition : les noms, les rôles, les types de dossier et ce qui est inclus peuvent tous être modifiés sur le tableau.
Qu'advient-il des fichiers qui ne sont pas des formulaires ?+
Ils demeurent des documents. Une numérisation de passeport, une lettre, un relevé bancaire — et aussi un formulaire vierge, ou un formulaire IRCC que Lexova ne remplit pas — est téléversé dans son dossier comme document non classé, où le tri par Lexova IA peut le ranger dans la liste.
Les fichiers d'origine sont-ils conservés ?+
Les PDF de formulaires remplis sont lus, pas conservés : leurs réponses deviennent le formulaire dans Lexova. Les autres fichiers deviennent les documents du dossier et sont conservés avec lui comme tout document téléversé. Rien du tout n'est enregistré avant que vous cliquiez sur Créer.
Un dossier migré doit-il encore être révisé ?+
Oui. Un ancien formulaire peut être dépassé, et un formulaire lu à partir d'une numérisation ou d'une photo peut manquer ou mal lire une réponse. Les signatures, déclarations et consentements ne sont jamais reportés, et les sections des personnes à charge et du service militaire ne sont pas importées dans cette version. Le représentant vérifie chaque réponse avant toute soumission.
Qui peut lancer une migration, et avec quels forfaits ?+
L'administrateur de l'agence, à partir du forfait Premium. La limite de dossiers actifs du forfait s'applique : lorsqu'elle est atteinte, les dossiers restants ne sont pas créés, et le tableau vous le dit.
Découvrez-en plus
Faites tourner votre cabinet sur Lexova
Commencez aujourd'hui, ou parlez-nous d'Entreprise.