Questions pour le client
Posez une question précise. Recevez la réponse — et le document — dans le dossier.
Rédigez une question précise sur le dossier; le client répond par écrit et joint le document justificatif sur place. L'échange reste au dossier, pas dans une boîte de réception — et sur un dossier verrouillé, seule cette question s'ouvre.
La plupart des demandes de renseignements sont courtes et précises : pourquoi le solde du relevé bancaire diffère-t-il du montant inscrit au formulaire; quand exactement le dernier contrat a-t-il pris fin; pouvez-vous envoyer le relevé d'emploi dont parle cette lettre. Ces questions vivaient dans des fils de courriels, et les réponses devaient être recopiées au dossier à la main. Lexova place la question sur le dossier lui-même, laisse le client répondre en mots et avec un document, et garde les deux là où la prochaine personne qui ouvre le dossier les verra.
Comment ça fonctionne
Rédigez la question
Écrivez-la comme dans un courriel — gras, italique et listes s'affichent au fil de la saisie. Lexova la traduit automatiquement dans l'autre langue du client, et l'avise par courriel qu'une question l'attend.
Le client répond, par écrit et avec un fichier
Sous la question, le client saisit sa réponse et téléverse le document justificatif — un relevé, un contrat, une lettre — depuis le même panneau. Les pièces jointes deviennent des documents ordinaires du dossier.
Vous êtes avisé; la réponse reste au dossier
Votre équipe reçoit un courriel lorsque le client répond. Chaque question porte une puce Répondue ou En attente, et tout l'échange demeure au dossier pour la prochaine personne qui le révise.
Pourquoi c'est important
S'ouvre de lui-même sur un dossier verrouillé
Une fois que le client a tout soumis, son espace se verrouille. Une nouvelle question n'ouvre qu'elle-même — le client peut répondre et joindre sans que rien d'autre ne soit modifiable.
Les pièces jointes sont de vrais documents du dossier
Un fichier joint à une question est téléchargeable depuis le dossier, inclus dans l'export complet du dossier et lu par la vérification de cohérence comme tout autre document.
Bilingue sans effort
Écrivez en français ou en anglais; le client voit la question dans sa langue. Sa réponse est conservée telle qu'écrite.
Une mise en forme qui se lit bien
Mots-clés en gras, listes à puces et étapes numérotées s'affichent à l'écran des deux côtés — la même mise en forme simple que pour les instructions de documents.
Foire aux questions
Le client reçoit-il un courriel pour chaque question ?+
Le client reçoit un courriel lorsqu'une question est ajoutée, avec un lien vers le dossier. Les courriels au client sont regroupés pour que plusieurs changements rapprochés produisent un seul message, pas une avalanche.
Qu'advient-il de la pièce jointe si je retire une question ?+
Retirer une question ne supprime jamais le fichier du client. Il est déplacé vers les téléversements non assignés du dossier, où votre équipe peut encore l'ouvrir, le classer ou le supprimer.
L'employeur peut-il répondre aux questions ?+
Non. Les questions s'adressent au client et n'apparaissent jamais dans le portail employeur, qui reste limité aux documents et tâches de l'employeur.
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